こども園・保育園の書類作成のコツ

こども園や保育園では、さまざまな書類を作成する機会があります。
保護者向けのおたよりや、園内で使う記録、行政に提出する書類など、
正確で分かりやすい書類を作ることが大切です。

しかし、「時間がない」「書くのが苦手」という先生も多いのではないでしょうか？
ここでは、こども園や保育園で使う書類をスムーズに作成するためのコツを紹介します。

① 目的をはっきりさせる

書類を作るときに、まず考えたいのが「何のために作るのか？」ということです。
目的をはっきりさせることで、無駄な情報を省き、必要なことだけを伝えられます。

例えば、

保護者向けのおたより
　→「行事の日程を伝える」「持ち物の確認をしてもらう」

日誌や連絡帳
　→「その日の様子を保護者に伝える」「翌日の準備をしてもらう」

園内の申し送り
　→「他の先生に子どもの様子や気になることを共有する」

このように、書類ごとに目的が違います。
目的を意識して書くことで、相手に伝わりやすい内容になります。

② 短く、分かりやすく書く

書類を書くときは、できるだけ短く、分かりやすくまとめましょう。
特に、保護者向けのおたよりや連絡帳では、長い文章よりも簡潔な文章が好まれます。

例：長すぎる文章
「運動会当日は朝9時までに園にお集まりください。
駐車場はございませんので、徒歩または公共交通機関をご利用ください。
また、水筒とタオルをお持ちください。暑くなることが予想されますので、
帽子の着用をおすすめいたします。」

例：短く、分かりやすい文章
「運動会は9時までに登園してください。
駐車場はありません。徒歩か公共交通機関でお越しください。
持ち物：水筒・タオル・帽子（暑さ対策）」

このように、ポイントを整理して書くと、読みやすくなります。

③ ひらがなやふりがなを活用する

保護者向けの書類や、子ども向けのおたよりでは、
漢字が多すぎると読みにくくなります。
特に、保護者の中には外国の方や、小さなお子さんがいる家庭もあります。
漢字が多すぎないように気をつけましょう。

例：漢字が多すぎる文章
「登園時間厳守。遅刻する際は事前に園に連絡してください。」

例：ひらがなを活用した文章
「とうえんじかんはまもってください。
ちこくするときは、まえもってれんらくをおねがいします。」

また、園内で使う書類では、先生が読みやすいようにふりがなをつけるのも良いでしょう。

④ 箇条書きを活用する

文章が長くなると、重要なポイントが伝わりにくくなります。
そんなときは、箇条書きを使うのがおすすめです。

例：箇条書きを使わない場合
「明日の持ち物は、お弁当、水筒、帽子、タオル、着替えです。
暑くなるかもしれないので、水分をしっかりと持たせてください。」

例：箇条書きを使った場合
「明日の持ち物
・おべんとう
・すいとう
・ぼうし
・タオル
・きがえ
※ あつくなるかもしれないので、水ぶんをしっかりと持たせてください。」

このように、箇条書きを使うと一目で大事なことが分かります。

⑤ 使いやすいフォーマットを作る

毎回、一から書類を作るのは大変です。
そこで、よく使う書類はフォーマットを作っておくと便利です。

例えば、日誌や連絡帳のフォーマットを決めておくと、
「何を書くべきか？」と迷うことがなくなります。

例：連絡帳のフォーマット

【きょうのようす】
〇〇ちゃんは、あさから元気いっぱいでした。
おともだちと一緒にすべりだいであそびました。

【たべたもの】
・ごはん〇〇
・おかず〇〇
・おやつ〇〇

【ねんちゅう・ねんちょうの先生へ】
〇〇ちゃんはおひるねのとき、なかなかねむれない様子でした。

【おうちのかたへ】
あしたはおべんとうの日です。よろしくおねがいします。

このようなフォーマットを作ると、書く時間が短縮できます。

⑥ 誤字・脱字をチェックする

書類の内容が正しくても、誤字や脱字があると伝わりにくくなります。
また、保護者向けの書類では、信頼にも関わるため注意が必要です。

チェックのコツ

特に、日時や持ち物の間違いはトラブルにつながることがあるので、
必ずダブルチェックしましょう。

⑦ 写真やイラストを活用する

文字だけの書類は、読みにくく感じることがあります。
とくに保護者向けのおたよりでは、写真やイラストを入れると分かりやすくなります。

例：行事のおたより
→ 子どもたちの活動の写真をのせる

例：持ち物の案内
→ リュックや水筒のイラストを入れる

写真やイラストを入れると、文章を読まなくても直感的に伝わります。

まとめ

こども園・保育園の書類作成では、

この7つのコツを意識すると、分かりやすく、伝わりやすい書類を作れます。
書類作成は大変な作業ですが、ちょっとした工夫でラクになります。
ぜひ、日々の業務に活かしてみてください。